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某生產型企業組織與流程優化咨詢案例

項目背景

某技術公司是典型的快速成長型生產企業,創建于2009年,幾年來公司發展迅速,業務快速增長,市場前景廣闊,2013年營業額達1個億,但是在這種蒸蒸日上、欣欣向榮、高速發展的表象背后,公司的內部管理水平并沒有隨著公司業績的增加、規模的擴大而得到同步提升,創業時期公司的那種靈活、機動、協調方便的工作模式已經不能適應公司現在的運作需要,這種曾經在創業期中發揮重要作用的模式,必然在公司發展的新階段受到越來越多的挑戰,管理已漸漸成為公司快速發展的瓶頸。這些問題已引起了公司領導的高度重視,公司高層迅速做出決策,邀請上海碩智咨詢對公司的管理問題進行全面的梳理,并建立一個科學、合理的生產運作系統,全面提升公司的管理水平,為公司的快速發展提供堅實的保障。
 

項目問題


1、公司的組織結構不盡合理,多個部門重要職能缺失;各崗位職責、工作標準缺乏,分工不明。管理越級或擅權情況較嚴重。
2、流程不規范,流程執行不好;工作多以個人經驗為標準,隨意性很大;而且流程的負責人沒有明確,流程結果無人負責,部門之間責任推諉嚴重,導致很多工作進展緩慢、效率低下。
3、企業現有的流程中,相關部門的權責與角色不明確或界定模糊;部門與部門之間或員工與員工之間的職責內容與合作方式缺乏統一的規范,導致工作流程中的有些部分不同的部門或角色重復操作,造成資源浪費,或者工作流程中的有些部分由于權責不明確而導致無人實施。
4、公司生產計劃與物控各行其事,訂單統籌管理缺失;訂單生產異常頻發,無人協調和排查原因,計劃和物控未對訂單物料進行提前追蹤,計劃的達成情況進行監督和檢查不力,更未對計劃執行情況進行考核,計劃流于形式;
5、瓶頸工序(車間)異常頻發,沒有組織相關人員進行攻關解決;
6、 公司團隊年輕、有朝氣、有活力,積極向上,但管理團隊的管理經驗欠缺、管理技能亟需提升。

 


 項目思路


1、在本項目中,碩智咨詢團隊利用科學的管理診斷模式,對浙江某技術公司全面地管理調研診斷,將管理問題浮現,并形成《管理診斷報告》,提出改善思路;


2、理念的培訓和宣貫
為了幫助浙江某技術公司的員工打破以往以部門為中心的思考模式,建立起組織與流程的思想,碩智咨詢團隊在項目啟動開始就為客戶作了組織與流程理念的培訓。培訓系統地為客戶描述和解釋了組織和流程的概念、思想、管理的好處、規范和優化流程管理的工具、方法等內容。


3、在管理咨詢項目推進中,我們針對浙江某技術公司缺乏完善的組織設計和成文的規范流程的現實,著手對公司所有的活動進行分析和梳理,并綜合應用了組織設計和業務流程建立、優化方法,和公司各部門一起為公司主要的業務活動建立組織和文件化的主要活動流程,為公司的規范、高效運作打下基礎。


(1)系統的梳理公司組織結構、部門職能、崗位設置、崗位職責等工作,建立公司的組織管理體系,明確公司各個部門、崗位的工作職責和要求,并對公司的組織結構進行分層管理,重新分析、梳理公司各個重要崗位、部門的核決權限,通過對組織的重新設計,系統化的建立了公司的組織管理體系,為公司的規范化運作打下基礎。在組織設計優化、完善后,幫助公司建立了以會議管理為核心的管理機制,保證公司各部門、各崗位職責的落實實施及公司各項工作的有序開展。為了保證浙江某技術公司組織的持續優化,碩智設計了一套組織持續完善的管理制度,包括組織設置問題反饋、組織運行過程中對組織的調整和優化的流程等。


(2)從面上建立浙江某技術公司的流程體系;流程體系包括流程清單、流程描述、流程的責任矩陣和流程管理制度。流程清單為公司的所有重要的流程進行了結構化的分類和分級,最終形成浙江某技術公司的流程樹。通過流程清單,可以體系化地了解公司所有重要的業務活動和管理活動。碩智咨詢團隊還為浙江某技術公司確定了流程描述的規則,統一了每個部門流程描述的方法。為了使得流程真正具有可執行性,減少工作中責任推諉的現象,碩智傳遞了流程責任矩陣的方法,使得流程的每個環節的工作都落實到了具體的部門和崗位。流程的建立和優化不是一個項目就可以全部完成的,還需要在執行中對其進行不斷地優化。針對浙江某技術公司流程的持續優化,碩智設計了一套管理制度,包括流程管理組織設置、流程執行的考核和監督、流程的建立、修改和優化的流程。


(3)從點上選擇關鍵流程,并進行細化和優化;關鍵流程與浙江某技術公司的生產運作緊密相關。關鍵流程功能的不規范和功能缺乏必然會對浙江某技術公司的效益產生負面的影響。比如浙江某技術公司的月度生產經營計劃的工作,由于計劃不準確,造成原材料和產品的大量積壓等問題。以月度生產經營計劃為重點,在與客戶相關部門反復進行溝通的基礎上,碩智咨詢團隊進行了如下流程優化的工作: 
1) 將市場和訂單管理作為流程前端重要的環節,對其銷售訂單的準確性提出了考核要求。如此一來,改變了以往靠領導拍腦袋確定生產計劃,而改為以銷售市場來引導生產經營計劃的制定。通過銷售預測的準確性提高生產計劃和配套計劃的準確性; 
2) 采用了一些流程分析的工具和方法,去掉或合并了以前流程中不增值的某些環節,從而達到提高流程效率,降低流程成本的目的; 
3) 對流程的每個工作環節規定了相應的時間節點,保證流程進行的有序性; 
4) 對流程的每個工作環節規定了責任部門/崗位,使得每項工作都可以落到實處; 
5) 在流程每個環節,對相應參與部門提出了衡量工作完成質量的考核指標,為流程執行的考核奠定了基礎; 
6) 設計了流程中要使用到的表格、模版等工具,降低了流程執行的成本,保證了流程執行的質量。


4、管理咨詢中最核心的是方案落地階段,浙江某技術公司組織設計與流程梳理包含內容較廣,碩智的實施是采取總體規劃、分步實施的原則進行的。根據需建立或優化的組織與流程的重要性和緊急性,先選取眼前迫切需要解決的PMC管理流程作為切入點,在效益驅動、重點突破的指導下,分階段、分步驟實施。保證成熟一個,發布一個,執行一個。以科學的方法保證項目的順利推行??傮w規劃、分步實施亦降低了實施風險和先期投入。


落地環節,有效的落地措施是保障,碩咨詢智團隊采用宣貫、培訓、應知應會測試、監督和激勵等方式確保了管理方案真正落地;另外,本次組織設計與流程的建立、優化和實施自始至終得到了公司高層管理者的強力支持和推動,由總經理直接參與項目的實施,保證了資源調配和部門間的協同配合,保證了項目實施按照既定的目標、進度進行。

 


項目成果


經過5個月,碩智咨詢團隊以兢兢業業的敬業精神和豐富的管理實戰經驗,與全體浙江某技術公司人員朝夕相處、輔導成長;該管理咨詢項目取得了顯著的成效。制定各種措施對內部管理的失控點進行控制,通過指導、溝通、培訓、稽核,各項組織設計與流程優化已在不同程度上發揮了作用和功能,庫存受控了、PMC理順了、事情責任有人追蹤有人落實了,公司的各個方面都在默默地發生著變化,比如:


1、建立了一套標準化的組織和流程管理體系,使得工作的執行“有法可依”。通過組織與流程體系的建立和實施,使得各部門的工作,特別是跨部門的工作執行更為順暢,減少了部門間的推諉扯皮,提高了工作效率;并且,流程的實施將領導從協調和救火中解放出來,使得他們有精力關注一些更為重要的企業發展的問題;


2、根據公司的情況和未來發展要求,在碩智咨詢團隊調整了公司原有的組織架構,成立了PMC部。通過相關流程的建立,將業務、采購、技術、倉庫、品質、生產等各部門串聯起來,明確了各個部門之間職能職責,真正使管理起到化學作用;


3. 對關鍵流程的一些關鍵環節,設置了相應的工作目標和考核指標,為下一步流程績效體系的建立奠定了基礎;


4. 確定了流程中要使用的表單和參考的模版,并對流程中輸入輸出信息進行了梳理和界定,初步解決了流程信息傳遞不暢的問題。


5、 建立了有效實施信息溝通管理制度,部門間更好地溝通、協調,使企業問題得到更快、更好地反饋和解決,打通了各部門、各層級的溝通脈絡。


………


總之,通過組織與流程管理方案的設計和實施,碩智幫助浙江某技術公司打通了管理的經脈,在提高工作效率,降低成本,提升客戶滿意度等方面表現出了顯著的成效。

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